INTRODUCCION
En
la actualidad existen diferentes estrategias para mejorar
la eficiencia y eficacia de los negocios o empresas. Una de
éstas, es la reingeniería, que se basa en el "rediseño radical de
los procesos para efectuar mejoras espectaculares en medidas críticas y
actuales de rendimiento, tales como costos, calidad, servicio y
rapidez".
La
reingeniería es uno de los temas más debatidos en el ambiente de las
oficinas y fábricas de muchos países. Entre sus características podemos
mencionar que debe ser enfocada en procesos, tener una visión holística, debe
ser rápida, multi especialista y renovadora, creatividad.
En
este trabajo aprenderemos a identificar y analizar las tendencias que provocan la reingeniería
el consumidor, la competencia y el
cambio. Usando la metodología rápida de esta. Dependiendo de los diferentes
roles que desempeñe la reingeniería,
La Reingeniería.
La reingeniería es la revisión fundamental y el rediseño
radical de procesos para alcanzar mejoras espectaculares en medidas críticas y
contemporáneas de rendimiento, tales como costos, calidad, servicio y rapidez.
La
reingeniería es un enfoque de procesos, y no de organizaciones. El rediseño
radical significa que la reingeniería se aparta del concepto tradicional de
hacer mejoras a los procesos existentes. No es mejorar lo que ya existe, sino
que se trata de desechar lo actual para recomenzar, esto es: reinventar cómo podemos
hacer nuestro trabajo, reformulación completa de los procesos existentes. Los
procesos no están completamente aislados en una organización, existen
estructuras, políticas y prácticas que lo sustentan. La reingeniería busca
resultados óptimos, a diferencia de otros enfoques que se caracterizan por
buscar resultados incrementales y continuos.
Detrás de la palabra
reingeniería, existe un nuevo modelo de
negocios y un conjunto correspondiente de técnicas que
los ejecutivos y los gerentes tendrán que emplear para reinventar sus
compañías. Bajo el pensamiento tradicional
de la administración muchas
de las tareas que realizaban los empleados nada tenía que ver con satisfacer
las necesidades de los clientes. Muchas de esas tareas se ejecutaban para
satisfacer exigencias internas de la propia organización de
la empresa.
En el ambiente de
hoy nada es constante ni previsible, ni crecimiento del mercado,
ni demanda de
los clientes, ni ciclo de vida de los productos.
¿Cómo surgió la Reingeniería?
A partir de la década de los 90, Muchas empresas se vieron
obligadas ante las nuevas características del entorno a buscar formas
diferentes a las tradicionales para enfrentar los grandes desafíos de un
mercado altamente competitivo las formas tradicionales de dividir el trabajo de
estructurar las organizaciones por funciones de buscar la especialización no
era suficiente para dar grandes saltos en un entorno
globalizado por lo que produce o comercializa el factor más importante el
cliente. Este entorno exige altos
niveles de calidad servicios expeditos grandes reducciones de costos y altos
niveles de productividad.
Hammer
y Champy son los responsables de dar difusión global al concepto, al publicar
en su libro los resultados sorprendentes de empresas que habían reorganizado
sus negocios durante los años 80 siguiendo estos principios. El libro en
cuestión, publicado en 1993, es Reingeniería de empresas: un manifiesto para
la revolución de los negocios, en el que proponían técnicas para repensar los
procesos de las empresas y realizar un rediseño radical, para lograr un salto
hacia desempeños extraordinarios. La esencia del concepto era dejar de pensar
en las funciones tradicionales, y enfocarse en los procesos que agregaban valor
al cliente, reduciendo costos, aumentando la velocidad de ejecución y mejorando
la calidad de prestación. “La reingeniería debe olvidarse por completo de lo
que es el proceso actual y concentrarse en cómo debe ser”.
Características
de la Reingeniería.
·
Enfocada a procesos.
No
a departamentos o áreas, trabajos, personas o estructuras. Los viejos
principios de la administración que fragmentaban el trabajo en varias unidades
ya no funcionan, ahora hay nuevos principios. Se define un proceso como una
colección de actividades que reciben una o más entradas y generan una salida
que es de valor para el cliente.
·
Debe ser Rápida:
En general debe ser rápida porque se esperan
resultados en tiempos cortos.
·
Visión Holística:
Observa
todos los procesos desde una perspectiva integral. Ve el todo y no las partes.
Tiene una perspectiva global.
·
Multi especialista (generalista):
La reingeniería es anti-especialización. La
especialidad tiene virtudes pero su defecto es la pérdida de flexibilidad. En
reingeniería lo que más requieres es flexibilidad.
·
Se apoya en el principio de la
incertidumbre (Teoría del Caos):
En
reingeniería todo es "pulso y vista". Pura intuición pero no ciega.
Parte del supuesto de que el determinismo no existe y por lo tanto no existe
nada establecido ni predeterminado. Hay que aprender a administrar o manejar la
incertidumbre. Hay que tener una tolerancia a la vaguedad, ya que no hay guías
ni precisión. Es construir un puente al vacío sin conocer la otra orilla.
·
Destrucción creativa:
Lo
anterior ya no funciona y por lo tanto hay que destruirlo, pero de una manera
creativa, construyendo los nuevos procesos. Se basa en el principio de que en
un espacio sólo cabe un edificio, para construir lo nuevo tiene que hacerse
sobre las ruinas o cenizas de lo viejo. Tienes que destruir tu empresa ó tu
viejo "yo" ó tu organización para hacer una nueva de cero, pero esta
destrucción tiene que hacerse de manera sistemática en base a los principios de
la transformación organizacional.
·
Libre sin plan preestablecido:
El modelo es que no hay modelo. Cada quien
tiene que hacer su propio proyecto de reingeniería. En el momento que rompas
con lo anterior te quedas en el aire, por eso debes tener una tolerancia a la
ambigüedad hasta que recompongas los procesos.
·
Renovadora:
Cambia
de mentalidad o de enfoque. No debemos pensar en tareas aisladas, sino en
procesos integrados. Si sigues viendo el mundo como era antes. Si piensas que
no hay nada nuevo bajo el sol y que no debes cambiar tus actitudes, tus
comportamientos, tu forma de trabajar o si no estás dispuesto a enfrentar la incertidumbre
o la vaguedad, entonces la reingeniería no es para ti. El día que cambies de
mentalidad, el día que tengas un cambio cultural, una Metanoia, ese día podrás
hacer reingeniería.
Las
Tres C, razones para aplicar la Reingeniería.
El
ritmo del cambio en la vida de los negocios se ha acelerado a tal punto que ya
no pueden ir al paso las iniciativas capaces de alcanzar mejoras increméntales
en rendimiento. La única manera de igualar o superar la rapidez del cambio en
el mundo que nos rodea es lograr avances decisivos, discontinuos.
Según
Hammer y Champy las Tres "C" son las tendencias que están provocando
estos cambios:
·
Consumidores:
Ahora los consumidores le pueden pedir al
vendedor qué quieren, cuándo lo quieren, cómo lo quieren y en algunos casos
hasta cuánto están dispuestos a pagar y de qué forma, esto nos quiere decir que
el vendedor ya no manda sino el consumidor. Los clientes se han colocado
en posición ventajosa, en parte por el acceso a mayor información.
Para las empresas que crecieron
con la mentalidad de mercado masivo, la realidad es más difícil de aceptar
acerca de los clientes, en cuanto a que cada uno cuenta. Si se pierde un
cliente hoy, no se aparece otro para reemplazarlo.
·
Competencia:
Antiguamente
la competencia era simple y casi cualquier empresa que pudiera entrar en el
mercado y ofreciera un producto aceptable, a buen precio, lograría vender.
Pero ahora no sólo hay más competencia sino que compiten de distintas formas. Se
puede competir con base al precio, con base a variaciones del producto, con
base a calidad o con base al servicio previo, durante y posterior a
la venta. Por último, no hay que olvidar que la tecnología moderna
también a introducido nuevas formas de competir.
·
Cambio:
El cambio se vuelve una
constante, la naturaleza del
cambio también es diferente. La rapidez del cambio tecnológico también promueve
la innovación Los
ciclos de vida de los productos han pasado de años a meses. Ha disminuido el
tiempo disponible para desarrollar nuevos productos e introducirlos. Hoy las
empresas tienen que moverse más rápidamente, o pronto quedarán totalmente
paralizadas.
Los ejecutivos creen que sus
compañías están equipadas con radares eficientes para detectar el cambio, pero
la mayor parte de ellas no lo está, lo que detectan son lo cambio que ellas
mismas esperan. Los cambios que pueden hacer fracasar a una compañía son lo que
ocurren fuera de sus expectativas.
Metodología rápida
de la Reingeniería.
La metodología Rápida
Re se compone de varias técnicas administrativas actualmente familiares,
como: lluvia de ideas, análisis de procesos, medidas de desempeño,
identificación de oportunidades, etc. La metodología se basa en 5 etapas que
permiten resultados rápidos y sustantivos efectuando cambios radicales en los
procesos estratégicos de valor agregado .
La metodología se
diseñó para que la utilicen equipos de reingeniería en organizaciones de
negocios sin tener que basarse de expertos de fuera.
·
Etapa 1 – Preparación .
Definir
las metas y los objetivos estratégicos que justifiquen la reingeniería y los
vínculos entre los resultados de la reingeniería y los resultados de la
organización.
·
Etapa 2 – Identificación .
El propósito de esta etapa es el desarrollo
de un modelo orientado al cliente, identifica procesos específicos y que
agregan valor. Aquí se incluye la definición de clientes, procesos,
rendimiento, éxito, recursos, etc. Además requiere un conocimiento profundo
de toda la empresa y sus procesos .
·
Etapa 3 Visión .
El propósito de esta etapa es desarrollar
una visión del proceso capaz de producir un avance decisivo en rendimiento. La visión
del nuevo proceso debe ser comprensible para todo el personal, describir las
características primarias del proceso, debe ser motivadora e inspiradora
·
Etapa 4 – Solución
.
En esta etapa se produce un diseño
técnico y un diseño cultural-organizacional de la empresa. La etapa de diseño
técnico busca realizar la visión (Etapa 3), especificando las dimensiones
técnicas del nuevo proceso El diseño social necesariamente debe ser realizado
al mismo tiempo que el técnico, pues para que un proceso sea eficaz, estos
diseños deben ser congruentes .
·
Etapa 5 – Transformación
.
El propósito de esta etapa es realizar la
visión del proceso implementando el diseño de la etapa 4.
Roles
de la Reingeniería.
·
El Líder:
Es
un alto ejecutivo que respalda, autoriza y motiva el esfuerzo total de
reingeniería. Debe tener la autoridad suficiente para que persuada a la gente
de aceptar los cambios radicales que implica la reingeniería. Sin este líder el
proceso de reingeniería queda en buenos propósitos sin llegar a culminarse como
se espera. Debe mantener el objetivo final del proceso, necesita la visión para
reinventar la empresa bajo nuevos esquemas competitivos, mantiene comunicados a
empleados y directivos de los propósitos a lograr, así como los avances
logrados. Designa a quienes serán los dueños de los procesos y asigna la
responsabilidad de los avances en el rendimiento.
·
Dueño del proceso:
Gerente
de área responsable de un proceso específico y del esfuerzo de ingeniería
correspondiente. En las empresas tradicionales no se piensa en función de
procesos, se dividen las funciones, con
lo que se ponen fronteras organizacionales a los procesos. Los procesos deben
de identificarse lo más pronto posible, asignar un líder y este a los dueños de
los procesos .Es importante que los dueños de procesos tenga aceptación de los
compañeros con los que van a trabajar, aceptar los procesos de cambio que trae
la reingeniería, y su función principal es vigilar y motivar la realización de
la reingeniería. El oficio de los dueños no termina cuándo se completa el proyecto
de reingeniería, cuándo se tiene el compromiso de estar orientado a procesos,
cada proceso sigue ocupando de un dueño que se responsabilice de su ejecución.
·
Equipo de reingeniería:
Formado
por un grupo de individuos dedicados a rediseñar un proceso específico, con
capacidad de diagnosticar el proceso actual, supervisar su reingeniería y su
ejecución. Es el encargado de realizar el trabajo pesado de producir ideas,
planes y convertirlos en realidades. Cabe mencionar que un equipo solo puede
trabajar con un proceso a la vez, de tal manera que se debe formar un equipo
por cada proceso que se está trabajando. El equipo debe tener entre 5 y 10
integrantes, máximo, de los cuales una parte debe de conocer el proceso a
fondo, pero por poco tiempo para que no lo acepten como algo normal, y otra
parte debe ser formada con personal ajeno al proceso, pudiendo ser gente de
fuera de la empresa , que lo pueda cuestionar y proponer alternativas.
·
Comité directivo.
Cuerpo formulador de políticas, compuesto de
altos administradores que desarrollan la estrategia global de la organización y
supervisan su progreso, normalmente incluye a los dueños de proceso. Puede
estar o no presente en el proceso, da orden de prioridad, opinan sobre
cuestiones que van más allá de los procesos y proyectos en particular.
·
"Zar" de la reingeniería.
Es
el responsable de desarrollar técnicas e instrumentos de reingeniería y de
lograr sinergia entre los distintos proyectos en la empresa .Se encarga de la
administración directa coordinando todas las actividades de reingeniería que se
encuentren en marcha; apoya y capacita a los dueños de proceso y equipos de
reingeniería.
·
Mentalidad revolucionaria y objetivos
ambiciosos.
·
Induce a pensar en grande en la
organización.
·
Mejoramiento decisivo.
·
Cambios notables en tiempos cortos para
responder a la satisfacción del cliente.
·
Enfocarse a las verdaderas necesidades
del cliente.
·
Renovación de la organización.
·
Aumenta participación en el mercado,
rentabilidad y mejor posición frente a la competencia.
·
Cultura corporativa.
·
Ayuda a evolucionar la cultura de la
organización.
·
Rediseño de puestos.
·
Crea empleos más incitantes y
satisfactorios.
·
Varios trabajos se comprimen en uno
solo.
·
Se comprimen verticalmente los procesos.
·
Los pasos del proceso siguen un orden
natural y se realiza el trabajo donde tiene sentido.
·
Se reducen chequeos y controles, opera
de forma centralizada y descentralizada.
Desventajas.
·
Cuando el mejoramiento se concentra en
un área específica de la organización, se pierde la perspectiva de la
interdependencia que existe entre todos los miembros de la empresa.
·
Requiere de un cambio en toda la
organización, ya que para obtener el éxito es necesaria la participación de
todos los integrantes de la organización y a todo nivel.
·
En vista de que los gerentes en la
pequeña y mediana empresa son muy conservadores, el Mejoramiento Continuo se
hace un proceso muy largo.
Expectativas de la reingeniería
La reingeniería exitosa se da de
manera progresiva a través del tiempo. Cada desarrollo progresivo requiere
información de apoyo, que debe reunirse por separado cuando no existe una guía
básica de posicionamiento. Promover la reingeniería y controlar las
expectativas son actividades similares a la de comercializar un nuevo producto.
Los equipos de cambio deben comprender las expectativas básicas del cliente potencial, luego crear estrategias aceptables y,
posteriormente, vender el resultado, ésta no es una venta única, todo debe venderse sobre una base de continuidad
porque dada la magnitud de los esfuerzos de reingeniería, con facilidad la
gente pierde de vista los objetivos.
Algunos beneficios de la
reingeniería serán tangibles, otros no. Reducir la cantidad de movimientos que
hace un trabajador en la línea de trabajo de Toyota, no puede tomarse solamente
como cuánto dinero puede
ahorrar, sino en la comodidad con la que el trabajador realizará su labor, y la
consecuencia de que se enferme menos o pueda trabajar durante más años, pero
esto no resulta del todo tangible para los gerentes.
Del mismo modo que en las
comparaciones de costo beneficio,
los beneficios pueden dividirse en dos categorías: los que pueden cuantificarse
(como la reducción de desechos o tiempo) y los que no. Sin embargo, los
beneficios intangibles, pueden dar el mayor impacto a largo plazo. Por ejemplo,
mejorar el apoyo al cliente tendrá partes tangibles y partes intangibles, de
manera similar mejorar la confiabilidad del producto y, además, aumentará el
buen nombre de la compañía y la lealtad del cliente
Conclusión
La
reingeniería es la herramienta fundamental y la última del cambio. Ella dirige
el proceso de negocios de una organización. En su estado actual, ayuda a
ajustar los negocios a partir de antiguos paradigmas hacia uno nuevo de
servicio e información. En el futuro continuará moviendo el negocio. La
reingeniería utiliza el cambio continuo para alcanzar la ventaja competitiva.
Las
oportunidades de las organizaciones continuaran creciendo si se tiene en cuenta
que de uno u otro modo, la mayor parte del beneficio de estas organizaciones
llegará a los negocios sin mucho esfuerzo. Sin embargo, los negocios que
ganarán al máximo serán aquellos que puedan asimilar la tecnología más reciente
y tomar ventaja de las oportunidades, para que así se preparen a sí mismos para
cambiar.